Ce mois-ci a été encore plus intense que les deux précédents. Il faut maintenant qu'on soit super coordonnés pour pouvoir travailler efficacement parce que la date se rapproche et on a beaucoup de changements. Toutes les semaines, on a une réunion avec les autres stagiaires et la manager pour discuter de notre travail, des problèmes qu'on a rencontrés, et de la répartition des tâches pour la semaine à venir. On fait aussi de plus en plus de veille, notamment sur le site de l'évènement et dans les coupures de médias qu'on reçoit chaque semaine. Ca nous permet de repérer les potentielles nouvelles informations que le client ne nous a pas données et qui apparaissent sur leur site.

Ce mois a aussi été celui où il y a eu le plus d'annonces publiques qui ont forcément impacté notre bureau. Par exemple, l'annonce de l'itinéraire du Pape pendant la conférence de presse du 11 juin, ou alors la sortie publique des tickets pour la Messe du dimanche. Du coup, on a environ 3h après ces annonces où le téléphone sonne toutes les 2 minutes (littéralement). On arrive aussi au moment où les procédures de visa deviennent urgentes. On a énormément de clients qui ont besoin d'un visa pour venir en Irlande (notamment des pakistanais), et étant donné que la procédure peut prendre jusqu'à 12 semaines, on a de plus en plus de clients qui commencent à stresser et donc nous demander de leur préparer des lettres de Visa "pour le jour même parce que j'ai pris rendez-vous avec l'ambassade pour demain." Sauf que cette démarche multipliée par 1000 personnes, ça fait beaucoup de lettres à faire. Du coup, on fait ce qu'on peut, mais je reconnais que ça peut vite devenir agaçant quand on recoit 4 mails en 20 minutes (la preuve en image dessous), (le client a évidemment envoyé sa demande à tous les départements de l'entreprise, qui nous transfèrent le message), puis que cette personne nous appelle pour nous dire "J'ai envoyé un mail il y a 10 minutes, je n'ai pas eu de réponse, c'est urgent !" Et une fois qu'on lui a envoyé sa lettre, il nous dit "Ah non ça va pas il faut changer ça et ça et ça", ce qui est évidemment impossible à faire puisque les lettres ont été signées par le manager général de l'évènement. 

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Je me suis aussi occupée ce mois-ci des rapports pour le bureau de l'évènement. Je dois m'occuper de reporter au client les nombre de participants prévus, confirmés, le nombre de groupes... Les formulaires en ligne étant assez confus à remplir, beaucoup de personnes oublient de remplir des informations, alors mon boulot consiste aussi à filtrer ces personnes, puis à les contacter pour trouver les informations manquantes.

J'ai également travaillé sur les délégations officielles des pays qui vont venir (un groupe de personnes nommées pour chaque pays afin de le représenter), les formulaires en ligne pour vérifier si les changements ont bien été faits, les rappels de paiement (appeler les clients pour leur demander où en est le paiement de leur inscription)... On a créé un fichier "onsite troubleshooting", pour essayer de prévoir au mieux les problèmes qu'on pourrait rencontrer le jour de l'évènement.  

J'ai fait plein de tâches différentes, on sent la pression qui monte mais je trouve ça encore plus instructif et je me trouve encore plus efficace quand je travaille avec des échéances.

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